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加强电子文件归档工作的思考

于泽昕


　　随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

　　电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

　　1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。

　　2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

　　必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

　　1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

　　2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

　　3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

　　4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前，将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交；有条件的单位，负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内，将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

　　对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

　　电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史联系，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用；而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者，另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

　　从某种意义上说，电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。

铁道部


改善乘务员公寓条件和服务质量的意见
铁道部


为了落实运输安全工作规划，切实改善乘务员公寓（含机务待班室，以下同）条件和服务质量，特提出以下意见：
一、充分认识办好乘务员公寓的重要性
乘务员公寓是专为执行运输生产任务的乘务人员提供食宿、沐浴、休息的生产性设施，是确保行车安全和运输生产不间断进行的“加油站”，是组织乘务员学习和进行思想教育的重要阵地。办好乘务员公寓是运输生产部门、后勤保障部门和政治工作部门的共同责任。各级领导要从公寓
特有的性质和地位出发，把加强公寓建设做为“局长工程”纳入议事日程，每年至少要检查、讨论两三次，及时解决公寓建设中的各种问题，真正把办好乘务员公寓当成落实行车安全和运输生产的一项重要的任务来抓。
二、乘务员公寓建设的目标要求
公寓要向标准化、规范化的方向发展，卧具保证一人一换，把公寓办成安静、舒适、清洁、方便的乘务员之家。因此，各局必须进一步加大公寓建设的投入，按照部规定的设施标准、服务质量、定额定员和床位费率标准抓好公寓建设，力争到“八五”末期，使全路干线111个路网性
跨局公寓达到标准化。到“九五”末期，全路公寓实现标准化、规范化。
三、进一步完善乘务员公寓的设施设备
1．要保证有足够的床位，满足正常运输交路乘务员的需要，切实解决排队等床、租房和住双层铺的现象。变更运输交路时，必须同步安排好乘务员公寓的建设。
2．公寓要做到功能齐全、设施配套。北方公寓要有暖气，盥洗室有热水；南方炎热地区公寓要有空调。机务公寓要保证昼夜能洗澡。浴池要保持卫生，有专人看管。
3．为保证卧具一人一换的要求，路网性大中型公寓要增添洗涤和烘干设备，增添和更新必要的卧具备品。各局要做好规划，保证投入。
4．要推广运用安全可靠的微机联网叫班机，“八五”期间，先在路网性跨局大中型公寓安装。
5．要把公寓设施的养护、维修放到优先位置予以保障。目前，公寓设施失修严重，各局要在1994年安排一次普遍的整修。
四、下大力气加强公寓的管理，提高公寓服务质量
1．选好公寓主任。公寓的管理应选派事业心强，任劳任怨，懂业务、会管理，有较高素质的干部担任公寓主任。以工代干或低职务代主任的，经考核胜任的应办聘任或转干手续；不称职的要及时调整。
2．加强队伍建设。要教育公寓工作人员树立全心全意为运输生产、为乘务员服务的思想观念，提倡奉献精神、敬业精神和牺牲精神，安心做好公寓工作。对新增空调、洗涤等设备所增加的工作量，要在核定定额定员标准的基础上，采取内部调剂或多种用工形式补充解决。
3．抓好“四个质量”。要把抓好公寓饭菜供应、清洁卫生、优质服务、准确叫班“四个质量”做为公寓管理的中心环节来抓，广泛开展岗位练兵和社会主义劳动竞赛。做到职工上标准岗，干标准活；干部按标准管。做到“四个质量”达标，并不断上新水平。
4．改进叫班工作。根据列车运行计划的变更及时调整公寓叫班计划，减少乘务员等乘时间，这是机务、运转派班员和公寓叫班员的共同责任。机务、运转派班员要根据运行情况变化，及时下达调整公寓叫班的计划，并与公寓叫班机实行联网联控。公寓叫班员应执行“一派一叫”和叫
乘签字制度，做到不早叫、不晚叫，不错叫、不漏叫，并保证叫醒、叫起、叫走。要提高叫班员的素质，选派责任心强、懂行车业务的人员担任叫班员工作。
5．加强公寓管理。乘务员公寓是专为执行运输生产任务的乘务人员设置的生产性设施，与安全运输无关的人员不能进住公寓。要按照部的统一规定，整顿公寓接待范围，坚决杜绝公寓“三混”现象。
五、大力推行“共管共建”，形成各方面的齐抓共管的合力
1．“共管共建”是办好乘务员公寓的有效途径。在每年春运、暑运、冬运前由主管局长（分局长）负责，各有关部门参加，集中研究两三次公寓工作，解决公寓建设中的问题。
2．加强机务干部对驻寓乘务员的管理工作。机务乘务人员在公寓待班休息时间较长，人员集中，是组织乘务人员学习和进行思想教育的重要阵地。机务部门要派得力干部驻寓进行教育管理，把业务学习、培训、安全教育和思想政治工作深入到公寓中去做。同时要切实加强驻寓乘务员
的管理，教育乘务员遵守公寓的各项制度，爱护公寓设施，尊重工作人员的劳动，杜绝吸毒、赌博、饮酒及不文明行为发生。还要严格乘务员出乘前的强制休息和落实“绿卡管理”制度，保证乘务员精力充沛上岗值乘。
3．办好乘务员公寓的学习室、阅览室、文娱室，丰富公寓的文化娱乐生活。用健康、向上、有中国特色的社会主义文化占领公寓思想文化阵地，成为向职工进行爱国主义、集体主义、社会主义教育的阵地。
六、抓好公寓基础工作
1．由部劳资司牵头，重新修订乘务员公寓设施设备、工作质量、定额定员和床位费率标准，作为各单位进行公寓设计、考核、配备人员和经费预算的参考和依据。
2．为了推动公寓标准化建设，铁道部拟在京哈、京沪、京广干线选择三个跨局公寓进行试点，以带动全路公寓建设。各局、分局也应通过抓典型带动一般。
3．为了保证公寓建设投资和日常经费支出，应该明确投资责任制。凡路网性跨局机务公寓的新建、扩建、安装空调，由部、局共同建设。跨局综合公寓以路局建设为主，部根据情况给予适当补助。日常经费开支及消耗性的更新设备备品由各局财务部门按预算保证供给。卧具实行一人
一换，新增添卧具备品需额外投入资金，各局要予以保证；大中型跨局公寓由所在地路局提出投入资金计划，报部核准后，由占用局按床位承担（办法另定）。新建公寓的卧具备品应在开办费中解决。
4．要从根本上解决跨局公寓所在地路局投入不足，床位虚糜、浪费等弊端，必须改革公寓机制，实行有偿服务内部清算制。由部劳资司牵头，会同财务司、体改司抓紧进行改革试点，尽快拿出跨局公寓实行有偿服务内部清算制的办法，在全路试行。
七、关心公寓工作人员生活，充分调动他们的积极性。
为调动公寓工作人员的积极性，稳定公寓工作，各级领导应关心公寓职工的生活困难，帮助他们解决实际问题，解除他们的后顾之忧，使他们安心搞好公寓工作。



1993年12月31日